Wat is het aantal verplichte toolboxen bij VCA 1 ster?

Toolboxen of toolbox-meetings zijn simpelweg synoniem voor ‘veiligheidsoverleg’ waarin meestal veiligheidsinstructies centraal staan. Met name binnen de VCA-norm zijn toolboxen een belangrijk onderwerp om medewerkers op de hoogte te stellen van ‘veiligheid’. Bij CertificeringsAdvies Nederland krijgen we met regelmaat de vraag gesteld ‘Wat is het aantal verplichte toolboxen bij VCA* ster?’. In dit artikel geven we antwoord op die vraag en leggen we tevens kort uit hoe toolboxen bij VCA-1 ster kunnen bijdragen aan verbetering van je organisatie.

Toolboxmeetings, of VGM-overleg, zijn bedoeld om de communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers te bevorderen en gedachten uit te wisselen omtrent VGM-zaken. Er dient namelijk continu aandacht te zijn voor VGM binnen het bedrijf met als doel om de motivatie voor VGM te bevorderen. Dit betekent dus ook dat tijdelijke medewerkers, zoals ZZP’ers, inhuurkrachten en stagiairs, hierbij aanwezig dienen te zijn.

Wat doe je dan precies in een toolboxmeeting? In een toolboxmeeting bespreek je relevante VGM-onderwerpen, wijzigingen in VGM-regels en voorschriften en relevante aandachtspunten uit onderzoeken van VGM-incidentmeldingen en werkplekinspecties. Enkele voorbeelden:

Tijdens de toolbox is voornamelijk het bespreken van de onderwerpen van belang, meestal aan de hand van een presentatie. Tijdens het maken van de keuze voor het onderwerp van een toolbox dient de relevantie van het onderwerp meegenomen te worden om zo het belang van de toolbox te behouden binnen de organisatie. Voorbeeld: een hoveniersbedrijf dat zich bezighoudt met het aanleggen van tuinen, zal weinig te maken hebben met het werken op hoogte. Hierdoor is de toolbox ‘werken op hoogte’ niet aanbevolen om in deze organisatie te geven.

In de ‘oude’ VCA-norm (VCA 2008/5.1) was geen duidelijke verplichting benoemd tot het organiseren van toolboxmeetings voor VCA 1-ster bedrijven. Wel diende in principe minimaal eenmaal per jaar VGM-instructies gegeven of herhaald te worden. In de ‘nieuwe’ VCA-norm (VCA 2017/6.0) die vandaag de dag wordt gehanteerd is de verplichting om één keer per kwartaal toolboxmeetings te houden opgenomen. Het komt er op neer dat het aantal verplichte toolboxen bij VCA1 dus vier keer per jaar is.

Iedere medewerker dient dus minimaal 1x per kwartaal aantoonbaar aanwezig te zijn bij een toolboxmeeting. Vaker aanwezig zijn mag natuurlijk altijd. De aantoonbaarheid kan geborgd worden door middel van een presentatielijst, die door de deelnemers ondertekend wordt. Wanneer een medewerker niet aanwezig kan zijn bij een toolbox, dan dient deze dus op een ander moment de toolbox bij te wonen. Het is dus aan te raden om toolboxmeetings op een vast moment te organiseren en daarvoor alle medewerkers bijeen te roepen. Dit kan natuurlijk gevolgd worden door een borrel met hapje en drankje, wel zo gezellig!

Daarbij is het ook goed om te weten dat het geven (en herhalen) van VGM-instructies een vereiste is vanuit de Arbeidsomstandighedenwet voor bedrijven die medewerkers risicovolle werkzaamheden laten uitvoeren.

Een andere vereiste vanuit de norm is dat vanuit de top van de organisatie ook betrokkenheid met VGM aangetoond dient te worden richting de organisatie. Dit kan ook door de operationeel directeur toolboxmeetings bij te laten wonen of te laten houden, zodat medewerkers het belang vanuit de top van de organisatie ervaren.

Het aantal verplichte toolboxen als VCA1 bedrijf is vier keer per jaar. Ga je voor het eerst toolboxmeetings organiseren of ben je benieuwd naar verbetermogelijkheden of juist naar ondersteuning bij de implementatie van VCA? Neem dan gerust contact met ons op. Onze adviseur helpt je graag op weg.

Een andere mogelijkheid is het volgen van een training op het gebied van Arbo & Veiligheid. Bij de CAN Academy hebben we diverse toolboxen beschikbaar en ook bieden we diverse trainingen en opleidingen aan. Vraag gerust naar de mogelijkheden.